Wzorem dokumentu możemy mianować każdy prototyp, na podstawie którego został stworzony inny dokument. Wykorzystanie takiego wzoru w znaczny sposób umożliwia skrócenie okresu tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, możemy też zminimalizować sytuacje pojawienia się błędów w akcie prawnym, który stworzyliśmy.
Specyficznym typem aktu prawnego, jest dokument księgowy, jaki tworzy się w sytuacji utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, jakie zachodzą pomiędzy określonymi podmiotami lub stronami. Taki dokument często nazywany jest dowodem, gdyż na jego podstawie możemy dowodzić swoich postulatów zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.
I tak oto mamy możliwość pogrupować je na:
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
• Korygujące.
Dowody księgowe odgrywają bardzo ważną funkcję również jako podstawa raportu finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Powinny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym wypadku błędów, poprawek czy prób usunięcia danych. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód księgowy musi posiadać m.in.:
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Ustalony rodzaj dowodu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Dzień, miesiąc, rok zdarzenia oraz datę stworzenia dowodu księgowego
• Zapis potwierdzający weryfikację oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi zostać przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla jednostek kontroli, a także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim pojawią, muszą być zapisane w walucie polskiej (przeliczone po kursie z chwili dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie takich aktów prawnych.